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mercredi, 23 octobre 2013

Communication des documents administratifs en 2013

La loi du 17 juillet 1978 a posé comme principe que toute personne a un droit d’accès aux documents administratifs. Le régime général de l’accès aux documents administratifs, créé en 1978, se combine avec des régimes spéciaux, comme l’article L.2121-26 du CGCT lequel, hérité du XIXe siècle, donne aux administrés un large droit de regard sur la gestion communale. Des textes plus récents ont aussi visé à améliorer l’information des administrés ou usagers et leurs relations avec l’administration. Le point sur ses modalités d’exercice.

 

Fiche juridique établie par Anne Josso, secrétaire générale de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA)

Répondre à des demandes de plus en plus nombreuses pose à l’administration, au-delà des questions juridiques, des difficultés d’ordre pratique. Une meilleure connaissance des obligations en matière d’accès peut aider à mettre en place des procédures pour traiter ces demandes et réduire les motifs d’insatisfaction et litiges potentiels avec les demandeurs.

La commission d’accès aux documents administratifs (CADA) a été créée en 1978 pour veiller à la bonne application de ce droit. Cette autorité administrative indépendante, saisie en cas de litige, rend des avis sur le caractère communicable des documents demandés. Ces dix dernières années, sur environ 5 000 saisines annuelles, presque les trois quarts aboutissent à un règlement du litige entre l’administration et le demandeur.

1. Des exigences limitées

Aucune disposition législative ou réglementaire ne prévoit d’obligation pour le demandeur de formuler sa demande par écrit. L’administration ne peut donc pas le contraindre à se plier aux formalités qu’elle mettrait en place. Ainsi une demande orale ou un courriel envoyé à une adresse électronique valide — par exemple, celle indiquée sur le site de la collectivité — est recevable.

De même, la loi ne prévoit pas que le demandeur justifie d’un intérêt pour agir, qu’il motive sa demande ou qu’il fasse état d’une qualité particulière. Cette condition peut toutefois être exigée (production d’une pièce d’identité ou d’un mandat) pour les documents dont l’accès est limité aux personnes intéressées.

A noter – La demande doit en revanche être suffisamment précise pour que l’administration puisse identifier les documents dont la communication est sollicitée. Le demandeur peut être invité à préciser les documents et le mode de communication souhaité, ce qui est préférable à une absence de réponse de l’administration.

 

La loi du 17 juillet 1978 crée une obligation de communication de documents existants. Aussi les demandes de renseignements, celles qui nécessitent d’élaborer un nouveau document ou qui visent la communication systématique de documents n’entrent pas dans le champ de la loi, de même que la restitution d’un document ou la délivrance d’une copie certifiée conforme.

2. La communication au choix du demandeur

Selon l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, le demandeur peut choisir entre trois modes d’accès :

1.    la consultation gratuite sur place,

2.    la reproduction à ses frais

3.    l’envoi par courrier électronique et sans frais.

Demande de simple consultation : l’administration peut définir des horaires d’accès ou organiser des rendez-vous entre ses services et les demandeurs. Les modalités de consultation sur place, notamment la présence d’un agent communal, relèvent des pouvoirs d’organisation de l’administration. Cette présence est souhaitable si elle permet une consultation des pièces administratives et archives de la commune dans de meilleures conditions de sécurité.

Reproduction : la prise de photographie par le demandeur à l’occasion de la consultation sur place des documents n’est ni prévue ni exclue par les textes. L’administration n’est donc pas tenue d’accepter. Elle doit apprécier selon les circonstances (état du document, absence d’autres moyens de reproduction).

Envoi électronique : dès lors que les documents demandés existent en version numérique, rien ne s’oppose à leur communication sur support numérique ou par courriel.

C.M. Anne Josso /Villeneuveunion

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